- Abraham Lincoln, 1809-1865, US president 1861-1865

- Lou Holtz, 1937-, framgångsrik coach i amerikansk fotboll

Effektivitet är förhållandet mellan det värde en såld vara har och dess produktionskostnad och innebär hur du använder dina resurser på bästa möjliga sätt.

Total effektivitet = inre + yttre effektivitet.

• Inre effektivitet.
  Att göra saker rätt.
  kostnadseffektivitet, ordning och reda & produktivitet.
  
  
  
• Yttre effektivitet.
  Att göra rätt saker.
  Affärsmässighet, kundvärde, måluppfyllelse & tillväxt.
  

Produktivitet är relationen mellan din insats och din prestation; din input i förhållande till din output.

Du kan vara väldigt produktiv och producera en mängd enheter av något på t ex 1 timme och samtidigt ineffektiv om du förbrukar för stora resurser relaterat till din insats.

Produktivitet,

• Antal producerade enheter per tidsenhet.
  t ex hur många,
  - telefonsamtal som en säljare ringer på en timme.
  - mattetal du räknar på en lektion.
  - luncher som serveras mellan 11.00-14.00.
  
  
• Påverkas inte av hur du nyttjar dina resurser.

Effektivitet har med produktion att göra. Fokus ligger på hur du nyttjar dina resurser snarare än att producera rätt antal av något.

Hög produktivitet leder inte alltid och i de flesta sammanhang till hög effektivitet.

En vanlig dag består av alldeles för många distraktioner. Det är kollegor, polare, teknik, sociala medier, du själv och allt annat som får dig att tappa koncentration och fokus.

Enligt Barrie Davenpor, expert på effektivitet, kan du sällan koncentrera dig mer än 15 minuter åt gången.

En bra början till högre effektivitet och ökad produktivitet är att arbeta med färre uppgifter parallellt. Du kommer upplevea större kontroll och mindre stress.

1. Avlägsna distraktioner
   När du har en viktig uppgift framför dig är det viktigt att se till att du får en rimlig chans till att leverera rätt kvalitet i rätt tid.
   
   Välj ut rätt rum, rensa arbetsbordet, stäng av mobilen och
   koppla ned både mail och browser. Avlägsna alla möjliga distraktioner.
   
   
2. Sätt realistiska tidsplaner
   De flesta personer är dåliga på att uppsaktta hur lång tid en viss arbetsuppgift ska ta. Att vara tidsoptimist är aldrig bra.
   
   Planera in 30-60 minuter extra per arbetsdag för upgifter
   som tar längre tid än du planerat.
   
   
3. Fåtal mål
   Forskare har slagit hål på myten att du kan hålla flera bollar i luften samtidigt; det kan du inte.
   
   Arbeta med ett fåtal mål varje dag. Det ska finnas en rimlig chans att du kan leverera samma dag.
   
   
4. Raster och belöningar
   Bryt ner dina uppgift i Pomodoros, mindre och kontrollerbara tidsintervall med specifika pauser. Läs mer om Pomodoros nedan.
   
   
5. Följ upp
   Planera in tid för uppföljning. Det går alltid att förbättra ditt resultat. Före du går hem från ditt arbete ska du fråga dig,
   
   - Vad gjorde jag bra idag?
   - Vad ska jag göra bra i morgon?
   

En enkel och väldigt kraftfull fråga som du ska ställa dig själv många gånger under en dag - då kommer du att reflektera över din tid och bli effektiv.

Vad krävs av mig för att skapa,

• .. min bästa inlärning?
  
  
• .. mitt mest effektiva tentaplugg?
  
  
• .. det bästa mötet?
  
  
• .. den bästa gruppen?
  
  
• .. min bästa dag?
  
  
• .. min bästa relation?
  
  
• .. min bästa semester?

Det är ditt ansvar att alltid fundera över hur du använder din tid. Den ska användas på bästa möjliga sätt.

Du kan själv skapa den kvalitet du eftersträvar, det krävs bara lite struktur.

Innan du går hem för dagen investerar du 10 minuter för att ta fram en "to do list" för vad du ska göra imorgon. Planera in nästa arbetsdags aktiviteter.

Gör den tuffaste uppgiften först, sen blir alltid dagen lite lättare. En lättare dag genererar mer arbetsglädje till allt annat du ska göra och den känslan säkerställer normalt att du levererar kvalitet.

Läs mer! - vad innebär kvalitet för dig »

Dagens forskning har påvisat att din prestation ökar när du sätter tydliga, personliga och nedtecknade mål. bryt ner dina mål i korta delmål som du följer upp och utvärderar. Ett tydligt mål ska både starta och avslutas [komma i må].

När du når ett mål ska du kommunicera det till dig och belöna dig själv. Det tydliggör processen, visar att du är på väg och tydliggör att sträckan har minskat en del.

Läs mer! - om att sätta mål »

Du kan använda olika metoder för att visualisera dina processer och dina mål. Dessa tekniker ökar dina möjligheter att nå dina mål. Ett riktigt bra verktyg är - visionboard.

Läs mer! - visionboard »

Enligt psykologen och forskaren David Premack innebär "Premacks princpip" - när du står inför en mängd uppgifter är det mest effektivt att utföra dem i ordningen tråkigast först.

Premacks Princip bygger på att det inte är objekt som är förstärkande utan att det är beteenden som förstärker varandra. Ett mindre sannolikt beteende kan förstärkas av att en person får möjlighet att utföra ett mer sannolikt beteende.

Principen som är från slutet av 1960-talet kallas även för Grandma's rule. "Om du äter upp dina grönsaker, får du glass till efterrätt."

Drivkraften bakom principen är att de "tråkiga" uppgifterna blir lite mer belönande eftersom ju mer du jobbar med dem desto närmare kommer du de "roliga" uppgifterna.

David Premack som idag är professor i psykologi på Pennsylvania University är speciellt känd för boken "Mind of an ape" [1983] som handlar om att lära chimpanser teckenspråk.

Premacks princip används framgångsrikt av duktiga hundtränare för att lära hundarna att föra sig på ett "bättre" sätt.

Francesco Cirillo som är pappa till Pomodorotekniken tog namnet från en klassisk röd tomatformad äggklocka i köket som han använde när han studerade i slutet på 1980-talet.

Klicka på bilden för att läsa mer om Pomodorotekniken.

Pomodorotekniken är en teknik som används för att öka din egen effektivitet. Tidsenheten kallas för "pomodoro" och är 25 minuter lång.

Syftet är att minimera antalet distraktioner och avbrott. Eller ännu bättre att ta bort dem helt. Efter varje avbrott tar det ca 90 sekunder att komma in i din arbetsuppgift igen.

Syftet med Pomodorotekniken är att du ska vara 100% fokuserad på en uppgift åt gången och inte tillåta dig att bli distraherad av något. Det innebär att sitta på en plats där du kan arbeta ostört.

• Ingen multitasking.
• Inga emails.
  
  
• Inga mobilsamtal.
• Inga aktiviteter på sociala medier..
  
  
• Inga distraktioner alls.

Pomodorotekniken,

• Skriv ner allt du ska göra idag.
  
• Tidsbestäm varje uppgift i Pomodoros.
  
  
• Sätt äggklockan på 25 minuter.
• Börja jobba med det viktigaste på din lista.
  
  
• Efter 25 minuter är det stopp och du tar 5 minuter paus.
• Efter 4 Pomodoros tar du en längre paus på 15 minuter.

Pauserna är viktiga
Under dina pauser ska du slappnar av och vila hjärnan. Ta en kopp kaffe, lite luft eller något annat som gör att du slappnar av.

Små uppgifter är sådana uppgifter du klarar av att utföra på mindre än 30 minuter. Du tenderar att glömma dina små uppgifter eftersom du normalt prioriterar dina större "viktigare" uppgifter.

När du lär dig parkera alla nya arbetsuppgifter i en lista glöms de inte bort och du behöver inte lägga energi på dem före du ska arbeta med dem.

Samla ihop alla mindre uppgifter vid ett och samma tillfälle under alla veckor, t ex måndagar 14.00-16.00.

Boreout innebär att du inte själv förmår att ta vara på din arbetstid, att du inte arbetar effektivt eller produktivt.

Du ska ta ansvar för hela din arbetstid. Även den "tomma tiden", d v s den tid du upplever fri från meningsfulla arbetsuppgifter. Ge alla moment även dina trista moment, dagar och timmar, mening.

Fråga alltid dig själv,

• Hur kan jag göra något meningsfullt, just nu?
• Vad kan jag göra bättre, just nu?
• Vad ska mitt arbete leda fram till?

Läs mer! - boreout »

Paretoprincipen är en empirisk regel enligt vilken 20% av dina ansträngningar står för 80% av resultatet. Omvänt blir det inte lika kul eftersom 80% av dina ansträngningar står för 20% av ditt resultat.

Den kallas ibland även 80/20-regeln. Det är en enkel och gyllene regel som gäller för det mesta.

Läs mer! - paretoprincipen »

Inbox Zero är inspirerat av den listbaserade arbetsmetodiken GTD [Getting Things Done].

Inbox Zero är en enkel och strukturerad metod som fungerar. Den består av fem steg. Lär dig strukturen och din stress minskar, din effektivitet ökar och ditt liv, ur ett holistiskt perspektiv, blir genast mycket bättre.

1. Radera eller arkivera.
2. Delegera.
   
   
3. Svara.
4. Skjut upp till senare.
   
   
5. Utföra.

Läs mer! - inbox zero »

För att nå bästa resultat är det viktigt att du vet vad du gör och vad du inte gör. Använd nedan frågor för att inventera dina aktiviteter.

• Vad gör jag?
• Vad fungerar?
  
  
• Vad fungerar inte?
• Vad bör jag göra?

Läs mer! - gör rätt saker »

Att vara effektiv innebär att du helt enkelt får mer gjort, en färdighet som både du och din arbetsgivare vinner på. Effektivitet är ett begrepp som är nära förknippat med tidsbegreppet. Om du kan leverera mer input per tidsenhet blir du mer effektiv.

Vilken tidstyp passar in på dig eller ännu viktigare - vill du vara som denna karaktär?

• Strukturerad.
• Optimistisk.
  
  
• Kaosartad.
• Cool.
  
  
• Balanserad

Läs mer! - vilken tidstyp är du? »

Enligt entrepreneur.com är Jerry Seinfeld den mest framgångsrika komikern, författaren och skådespelaren av hans generation. Redan 1998 tjänade han 267 miljoner $ och 1985 tjänade han fortfarande 85 miljoner $ per år.

Jerrys största framgång var hans förmåga att hela tiden leverera texter och shower på högsta nivå .. år efter år. Hans naturliga fallenhet att leverera kvalitet blev till en metod.

Historien bakom metoden börjar med att en ung komiker, Brad Isaac, frågar Jerry Seinfeldt om tips om hur han kan bli en bättre komiker.

• Välj ut ett mål.
• Varje dag du arbetar mot ditt mål markeras i din kalender.
• Använd den obrutna "kedjan" för att motivera dig.

Metoden i sig själv är inte svår.
Han fick tipset om att skriva något varje dag. Jerry uppmanade den unge komikern att skaffa en stor kalender med ett helt år på samma sida. Kalendern skulle hängas väl synlig där hemma.

Varje dag han skrev någonting skulle markeras med ett stort rött kryss. Efter några dagar börjar en kedja växa fram och efter några veckor är den rätt så imponerande.

"Don't break the chain" sa Jerry.

1 3 5-metoden arbetar med begränsningar. Under din arbetsdag gör du totalt 9 arbetsuppgifter vilket sägs vara människans gräns på att komma ihåg saker. Vanligast är,

• 1 stor uppgift.
• 3 mellanstora uppgifter.
• 5 små uppgifter.

1 3 5-metoden blandar lite och ger en skön känsla av att det inte är så betungande. Du lyfter bort 1 stor sten, 3 mindre stenar och 5 nävar grus. Snart är det rent på din gårdsplan.

Det är nyttigt på att skilja på vikigt och bråttom. Du ska alltid prioritera viktiga saker. När du begränsar ditt arbete tvingas du att aktivt tänka efter och prioritera vad som är viktigast.

Det bästa sättet att träna dina entreprenöriella egenskaper är att altid leverera rätt kvalitet i rätt tid..

Det är viktigt att du sätter igång med dina arbetsuppgifter direkt - det finns aldrig en bättre tidpunkt längre fram. Den bästa tiden är nu. Börja med din arbetsuppgift direkt.

• Arbeta när du är pigg.
• Pausa regelbundet.
  
  
• Avgränsa till relevanta uppgifter.
• Välj ut en bekväm arbetsplats.
  
  
• Koppla ned.
• Arbeta sekvensiellt - alltid en sak åt gången.
  
  
• Sätt rätt mål.

Läs mer! - få saker gjorda »

Enligt fitness coachen Craig Ballantyne började din effektiva dag igår kväll. Om du använder dig av 10-3-2-1-0 metoden innebär kommer din morgondag bli mycket mer effektiv.

• 10 timmar före du går till sängs.
  Drick inte kaffe, te eller liknande.
  
  
• 3 timmar före du går till sängs.
  Ät inte och drick ingen alkohol.
  
  
• 2 timmar före du går till sängs.
  Ingen mer träning.
  
  
• 1 timmar före du går till sängs.
  Släck alla skärmar.
  
  
• 0.
  Antal ggr du trycker på snooze morgonen efter.

En timebox är en avgränsad tidperiod inom vilken du eller ditt team ska färdigställa en given aktivitet. Den använder sig av olika tidsintervaller och fokuserar på att utföra det som är viktigt; prioriterade arbetsuppgifter utförs först.

I t ex Pomodoro-metoden använder du dig av 25 minuters boxar och inom Speed-dating används 7 minuters boxar. Vi använder oss själva av 30 minuters boxar. Du kan välja mellan 30-120 minuters timebox.

Kolla med dig själv eller med ditt team.

– Vad känns bäst?
– Hur länge orkar du att hålla fokus på en uppgift?

Timeboxing är en teknik som är effektiv för att undvika förhalning och perfektionism. Att timeboxa hjälper dig att,

• Välja ut ett kortare tidsintervall.
  
  
• Behålla fokus på endast en arbetsuppgift.
  
  
• Undvika överarbetning; du inte kan arbeta mer på din
  uppgift när din tid [timebox] är slut.

Efter att Mihály Csíkszentmihályi, 1975, beskrev flow i sin bok "Beyond Boredom and Anxiety" blev begreppet känt.

Flow innebär att du blir så pass uppslukad av din aktivitet att du glömmer bort tid, rum och dig själv.

Flow är ett medvetandetillstånd som inträffar när du blir helt uppslukad av en aktivitet och går bortom din reflekterande självmedvetenhet samtidigt som du får en djup känsla av kontroll.

Flow är ett tillstånd av tidlöshet; du är helt uppslukad av det du gör. Tid och rum försvinner, du märker inget annat utanför ditt tillstånd. Du glömmer bort tiden; helt plötsligt har det gått 3 tim där du varit grymt effektiv och haft riktigt kul.

Klicka på bilden för att läsa mer om flow.

Vissa komponenter måste samverka för att du ska uppleva flow. Psykologen Keith Sawyer som skrvit boken "Group Genius" anser att nedan 4 kriterier kan hjälpa dig hamna i flow,

Matcha arbetet med din förmåga
När du uppnått flow presterar du på gränsen av din förmåga. Din skicklighet, erfarenhet och kunskap matchar din uppgift som du maxat.

Tydliga mål
Välj ut en uppgift som är mätbar, avgränsad och realistisk att uppnå inom t ex 1-2 timmar. När du arbetar med korta mål blir dina mål synliga, konkreta och tydliga.

Feedback
Känslan av att du hela tiden närmar dig ditt mål är central i flow. Det underlättar även när dina aktiviteter gradvis blir svårare och svårare och ger omedelbar och direkt feedback.

Koncentration
Det är omöjligt att hamna i flow om du blir störd. Se till att du kan koncentrera dig helt på uppgiften. Om du inte kan arbeta under längre tider använder du dig av Pomodorotekniken. Sätt klockan på 25 minuter.

För att hjälpa dig att inte prokrastinera [skjuta upp saker] kan du med fördel använda dig av PURRRR-metoden.

PURRRR hjälper dig att utveckla strategier för
att hantera impulsen att skjuta upp något.

• Pause
  Stanna upp.
  Fördröj impulsen att göra något mindre viktigt.
  
  
• Utilize
  Utnyttja din förmåga att stå emot impulsen.
  
  
• Reflect
  Reflektera över hur du kände dig och tänkte när impulsen kom.
  
  
• Reason
  Analysera ditt tankemönster.
  
  
• Respond
  Planera den aktivitet som ska göras och ge dig
  själv verbala instruktioner.
  
  
• Revision
  Anpassa din strategi för att ytterligare förbättra den.

PURRRR-metoden är en metod som måste tränas ett antal gånger innan den sitter i ryggraden.

När du vill träna dig att bli mer effektiv och produktiv är det oftast utifrån ditt professionella perspektiv. Men även ditt privatliv mår bra av struktur.

• En viktig fråga som du ska ställa dig är.
  
  - Vems effektivitet är det du strävar efter?
  - Är det du som vill detta eller gör du bara som alla andra?
  - Varför?
  
  
• Du kanske upplever att tiden inte räcker till?
  
  - Fyller du din agenda med saker som inte hjälper
    dig nå dit du vill?

Allt finns redan skrivet om ämnet. Antigen på webben, i bloggar, på sociala medier eller i böcker. Du blir inte mer effektiv, mer produktiv eller skjuter upp mindre saker till morgondagen bara för att du läser om det. Du måste agera.

"Du är ditt eget verktyg & du måste agera"

• 66 dagar
  Det tar 66 dagar att lära dig en ny vana.
  
  
• Tufft
  Att förändra något är en tuff utmaning.
  Det kommer motgångar på vägen mot dina mål.
  
  
• Läs först
  Läs igenom våra texter och gör något med dem.
  
  
• Agera sedan
  Börja göra små, små, små förändringar.
  Men, gör bara en förändring åt gången.
  
  
• Feedback
  Be din omgivning om feedback.
  Åyterkoppling är en viktig del av din framgång.
  
  
• Skriv ned
  Följ upp dina små förbättringar och skriv ned dem.
  
  
• Applåder
  Ge dig små belöningar på vägen.
  
  
• Uthållig
  Var uthållig, disciplinerad och seg.
  Det är ditt ansvar att komma i mål.

Planering är en process och en förutsättning för att du ska bli mer effektiv. När du planerar innebär det du vill nå ett framtida mål genom ett systematiskt och målinriktat handlande utifrån givna ramar.

När du planerar ska du alltid svara på nedan frågor,

1. Vilket är ditt mål?
2. Vad behöver du göra för att nå ditt mål?
   
   
3. Vad är du villig att offra för att nå ditt mål?
4. Vilka uppgifter är viktigast för att nå ditt mål?
   
   
5. Hur lång tid tar varje enskild uppgift?
6. När ska du arbeta med dina uppgifter?
   
   
7. Hur stor tidsbuffert måste du lägga in?

Avsluta varje dag med att planera för morgondagen.

Det sista du gör på kontoret eller där hemma är att göra en lista med dina tre viktigaste arbetsuppgifter. Lägg fram dem på bordet så att du inte kan missa dem.

Du ska alltid prioritera uppgifter som är viktiga.
Läs mer om Eisenhowermetoden här nedan.

Definitionen av viktig,

• Uppgifterna ska vara klara inom 48 timmar.
• De ska bara kunna utföras av dig.

En kalender är ett viktigt och proaktivt verktyg för en strukturerad, enkel och effektiv planering.

Du måste kunna planera för flera veckor framåt i tiden. För att få överskådlighet kan det i många fall krävas en grov plan över hela året.

Din viktigaste planering är din vecko- och dag-för-dag planering.

En sak som många missar med sin kalender är att planera in
tid för,

• Planering.
• Uppföljning.
  
  
• Utvärdering.
• Förberedelser inför möten.
  
  
• Repetitioner.
• Förberedelser för presentationer..
  
  
• Plats för förutsedda arbetsuppgifter.

Fyll din kalender till 75% med arbetsuppgifter som du vet om + 25% med plats för oförutsedda arbetsuppgifter. Allting tar mer tid än du uppskattat.

Med tydlig planering får du koll över din tid. Det innebär även att det blir enklare att tacka nej till onödiga uppgifter eftersom du ser att du faktiskt inte har någon tid över just nu.

"Undvik att bli en slav under din kalender. Dåligt omdöme är att fylla kalendern månader eller år i förväg. Själv lämnar jag alltid 25 % ledigt i min 60 timmars-kalender. Krav på flexibilitet och tillgänglighet gör det nödvändigt att ha stort utrymme för det oplanerade."

– Percy Barnevik, legendarisk affärsman, intervjuad för Driva Eget

När du strävar efter att bli mer effektiv krävs oftast en förändring i dina vanor. Allt går att förändra, men det är lättare sagt än gjort. Det krävs alltid disciplin och uthållighet för att orka genomföra förändringar i dit liv.

Hur lång tid tar det att skapa en vana?

Enligt forskaren Phillipa Lally tar det ca 66 dagar att skapa en ny vana. Nya ankla vanor som att t ex dricka ett glas vatten varje morgon tar i snitt 18 dagar.

Nya mer utmanande vanor som att t ex göra 50 armhävningar varje morgon tar upp till 254 dagar. Du ska ju även bygga muskler för att klara av att göra 50 armhävningar.

När du ska börja planera eller använda en ny teknik eller metod tar det en viss tid före vanan satt sig. Börja inte med för många förändringar utan börja med två då ökar sannolikheten att du lyckas.

       Ge inte upp!
       Förändring kräver alltid,

       - Vilja.
       - Disciplin.
       - Uthållighet.

Du kan med fördel använda dig av Eisenhowermetoden för att prioritera dina uppgifter korrekt. Skriv en lista på vad du anser dig behöva göra för arbetsuppgifter imorgon.

"What is important is seldom urgent
& what is urgent is seldom important"
- Dwight D. Eisenhower

Därefter sorterar du dem i fyra olika kategorier. För enkelhetens skull kan du använda dig av överstrykningspennor för att markera din prioritet. Det finns fyra prioriteringar,

• Bråttom & viktigt
  [prioritet 1]
  
  
• Kan vänta & viktigt
  [prioritet 2]
  
  
• Bråttom men inte viktigt
  [prioritet 3]
  
  
• Kan vänta & inte viktigt
  [prioritet 4]

Klicka på bilden för att läsa mer om Eisenhowermetoden.

För att bli effektiv använder sig många av en "to do list", en "att göra lista" som bockas av efterom aktivitererna blir klara.

En "to do list" hjälper dig att organisera din arbets- och vardag. Skriv upp dina viktiga aktiviteter i kronologisk ordning och bocka av dem när de är avklarade.

En lista med en mängd avbockade aktiviteter i t ex rött är ett kraftfullt verktyg som visuellt bevisar att något faktiskt händer.

Läs mer! - arbetsblad, att göra lista »

En inlämning är en större arbetsuppgift som kräver,

• Planering.
• Systematik.
  
  
• Struktur.
• Kvalitetssäkring.

Läs mer! - systematisk arbetsstruktur »

En av de enklaste saker du kan göra för att bli mer effektiv, att leverera med rätt kvalitet och att leverera i rätt tid, är att arbeta med små tids-/ handlingsplaner.

Läs mer! - tidsplan, dag »

Läs mer! - tidsplan, vecka »

Läs mer! - tidsplan, månad »

När du producerar och levererar något, det kan vara en vara, tjänst eller ett pappersarbete blir du alltid bedömd över dess kvalitet. Det är därför viktigt att du kvalitetssäkrar hela ditt arbete oavsett.

Läs mer! - versionshantering »